3 sposoby na poprawę współpracy międzydziałowej

Trudności we współpracy i komunikacji między działami wewnątrz firmy to problem, który staje się coraz bardziej powszechny. Pracownicy mówią głośno o swoich negatywnych spostrzeżeniach i doświadczeniach w tych obszarach, bo na własnej skórze doświadczają negatywnych konsekwencji koncentrowania się tylko na interesach własnego działu lub niezdrowej konkurencji pomiędzy nimi. Jeszcze bardziej niż pracownicy cierpi efektywność funkcjonowania firmy. Mimo, że konieczność rozwiązania tej kwestii wydaje się bezsporna, problem nie znajduje adresata - trudno znaleźć w firmie osobę, która poczuwałaby się do odpowiedzialności za te aspekty wzajemnego funkcjonowania. Tymczasem, jak pokazują nasze doświadczenia, współpracę międzydziałową można z powodzeniem doskonalić - wymaga to jedynie woli, przejęcia odrobiny odpowiedzialności i podjęcia właściwych działań.

Wnioski z ponad 60 badań zrealizowanych przez GFMP Management Consultants wskazują, że średnio tylko 39,5% pracowników pozytywnie ocenia współpracę i przepływ informacji między działami. Wyniki te znajdują także odzwierciedlenie w opiniach pracowników, którzy podczas wywiadów przeprowadzanych w ramach badań opinii i audytów komunikacyjnych, często wskazują na to, jak ograniczenia we współpracy i przepływie informacji między działami wpływają na ich pracę: "Każdy dział to taka mała firemka, która pracuje na swoje. W kontaktach z innymi działami najpierw bada się grunt przeciwnika, a potem robi swoje."; "Brak zaangażowania innych działów, brak poczucia współodpowiedzialności, tak jakbym to, co robię, robiła dla siebie, a nie dla firmy. Często spotyka się 'nie da się' - od razu negatywne podejście do sprawy."; "Brak jest współpracy między działami. Każdy z szefów martwi się tylko o wyniki własnego działu, na czym bardzo często cierpi firma jako całość."; "Brakuje nam wspólnego poczucia, że robimy jedną wspólną rzecz i świadomości, jak wzajemnie na siebie oddziałujemy."

Wykres: Ocena przepływu informacji między działami
(wyniki z ponad 60 badań przeprowadzonych przez GFMP Management Consultants, N = 46 725)

Źródła ograniczeń we współpracy i komunikacji między działami

W tym momencie można zadać sobie pytanie, co prowadzi do pojawienia się tego typu trudności? Najczęstsze przyczyny braku współpracy i komunikacji między działami to:

• brak spinających i zrozumiałych przez wszystkich pracowników celów,
• konkurowanie o wysokość budżetu dla działu i o władzę,
• brak współpracy lub konflikt pomiędzy szefami współpracujących działów,
• brak świadomości, czego inne działy mogą potrzebować od danego działu,
• niewystarczająca znajomość specyfiki i ograniczeń pracy innych działów,
• brak jasności w podziale kompetencji,
• silna presja na osiąganie indywidualnych celów,
• rywalizacyjne rozwiązania stosowane w firmie.

 
Dodatkowo, problem komplikuje jeszcze bardziej obecny kryzys. Teraz, gdy menedżerowie i pracownicy funkcjonują z zaburzonym poczuciem bezpieczeństwa, proces pogłębiania się silosów i egoizmów działowych jeszcze bardziej się wzmacnia poprzez koncentrację tylko na interesie własnym lub własnego działu, albo przez niezdrową konkurencję i rywalizację. Żaden dział nie chce być skojarzony z błędami lub porażkami - winnych szuka się w innych działach - wzajemne zaufanie obniża się, a podziały rosną.

Konsekwencje ograniczeń we współpracy i komunikacji między działami

Nieefektywna współpraca i komunikacja między działami pozostawione jako nierozwiązywalny problem mogą prowadzić do:

• przesadnej formalizacji i proceduralizacji,
• złej atmosfery i klimatu braku zaufania,

 
co w efekcie skutkuje:

• spadkiem elastyczności i innowacyjności,
• znacznym ograniczeniem sprawności operacyjnej (paraliż decyzyjny),
• poważnymi trudnościami we wdrażaniu strategii biznesowej.

 
Pomimo tak niszczących dla firmy konsekwencji problem nieefektywnej współpracy i komunikacji między działami pozostaje bardzo często nierozwiązany. Dlaczego tak się dzieje?

Współpraca to trudne zagadnienie, ponieważ dotyczy obszarów i kwestii znajdujących się na styku odpowiedzialności różnych osób. W konsekwencji nikt nie czuje się za to odpowiedzialny i mimo, że negatywne konsekwencje odczuwane są przez wielu lub większość pracowników, to nikt nie podejmuje próby naprawienia tego stanu. Podjęcie wyzwania zwiększenia efektywności współpracy i komunikacji między działami wymaga również odwagi. Osoba, która postawi sobie taki cel będzie musiała wytrwale walczyć z wieloma osobami by usuwać przeszkody blokujące współpracę i komunikację między działami, przełamywać silosy międzydziałowe, bariery w nastawieniu do wzajemnej współpracy oraz wymiany informacji.

Jak doskonalić współpracę i komunikację między działami?

Problem złej współpracy i komunikacji między działami jest trudny, ale możliwy do rozwiązania. Adekwatne kierunki działań usprawniających to między innymi:

1. Sesja strategiczna dla Zarządu - Bardzo często trudności we współpracy i komunikacji między działami nie wynikają z negatywnych nastawień pracowników wobec siebie, ale objawiają problemy, które są obecne na samej górze (między kadrą zarządzającą). Dlatego też, to prezes powinien klarownie komunikować, że oczekuje dobrej współpracy od swoich dyrektorów, przede wszystkim, na czym ona ma polegać i wziąć na siebie ten, często bezpański, problem. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy problemy we wzajemnej współpracy i komunikacji są duże, ponieważ bez impulsu idącego z góry pozostałe działania, które będą podejmowane nie przyniosą oczekiwanych efektów. Optymalnym sposobem doskonalenia współpracy i komunikacji między samą kadrą zarządzającą jest metoda sesji warsztatowych, które umożliwiają budowanie wspólnego, spójnego rozumienia strategicznych wyzwań stojących przed firmą oraz zapewniają uwzględnienie wszystkich kluczowych aspektów funkcjonowania organizacji. Stanowi to również dobry punkt wyjścia do efektywnego wdrażania strategii, ponieważ to kadra menedżerska jest odpowiedzialna za jej realizację w ramach swoich podstawowych odpowiedzialności.
2. Warsztaty doskonalące komunikację operacyjną - Funkcjonowanie komunikacji związanej z codzienną pracą to istotny aspekt współpracy między pracownikami. Pracownicy narzekając na komunikację w firmie z reguły mają na myśli właśnie wymianę informacji niezbędnych do realizowania bieżących zadań przez pracowników z różnych działów. Punktem wyjścia w warsztatach doskonalących komunikację operacyjną jest określenie kluczowych procesów a następnie informacji niezbędnych do ich sprawnego przebiegu. Istotne jest zaangażowanie w warsztaty pracowników z poszczególnych działów, ponieważ to oni najlepiej znają swoje potrzeby i jednocześnie od nich w największym stopniu zależy późniejsza realizacja ustaleń. Dzięki temu rozwiązania są w pełni trafne, a dodatkowo, sam proces wypracowywania rozwiązań skutecznie uświadamia uczestnikom znaczenie dobrej komunikacji i zwraca uwagę na potrzeby innych pracowników.
3. Warsztaty doskonalące organizację (zmniejszenie formalizacji i proceduralizacji) - Zidentyfikowanie kluczowych procesów biznesowych i wskazanie konkretnych sposobów ich usprawnienia może stanowić bazę do doskonalenia współpracy i komunikacji w firmie. Istotny jest również przegląd istniejących procedur i weryfikacja ich pod kątem przydatności w codziennej pracy. Ponownie - do wypracowania rozwiązań w tych obszarach warto zaangażować pracowników. Służą temu warsztaty poświęcone usprawnianiu procesów i wypracowaniu działań doskonalących. Dzięki udziałowi pracowników w takich sesjach są oni bardziej zmotywowani do wprowadzania wypracowanych rozwiązań, lepiej rozumieją biznes i potrzeby pracowników z innych działów oraz czują się bardziej odpowiedzialni za sukces firmy. Efektem tych działań jest większa efektywność kluczowych procesów firmy, co przekłada się na jakość wzajemnej współpracy, ale przynosi też bardzo namacalne korzyści biznesowe.

Opisane wyżej rozwiązania nie są jedynymi możliwymi do zastosowania. Można szukać jeszcze innych sposobów poprawy współpracy i komunikacji między działami takich, jak np. programy wprowadzania nowych pracowników do pracy i zapoznawanie ich z zasadami funkcjonowania w organizacji (podręczniki dla nowych pracowników zawierające najważniejsze informacje potrzebne w pierwszych dniach nowej pracy), klarowny podział obowiązków dostępny dla wszystkich pracowników (książka telefoniczna z zakresem odpowiedzialności poszczególnych osób), wyznaczenie wewnętrznych komunikatorów w ramach poszczególnych działów (osób odpowiedzialnych za komunikację w poszczególnych jednostkach organizacji), wprowadzanie wewnętrznych narzędzi ułatwiających współpracę i komunikację (komunikatory internetowe, wiki, fora, czaty itp.).

Jakie korzyści wynikają z efektywnej współpracy i komunikacji między działami?

Warto podjąć to trudne wyzwanie, ponieważ efekty doskonalenia współpracy i komunikacji międzydziałowej wykraczają znacznie poza te obszary, przyczyniając się do:

• spójnego działania wszystkich działów w kierunku realizacji celów biznesowych całej organizacji,
• szybszego reagowanie na zmiany na rynku oraz nagłe i niespodziewane ruchy konkurentów oraz większej elastyczności i efektywności działania,
• szybszego rozwój kapitału intelektualnego i innowacyjności firmy.

Dodatkowo, włączanie we wszystkie działania doskonalące pracowników pomaga budować ich zaangażowanie, wynikające z poczucia wpływu na to, co dzieje się w firmie i zapobiegać zjawisku wyuczonej bezradności przywracając wiarę, że pracownicy mogą wspólnie zmieniać firmę na lepsze.

Można udawać, że nie widzi się panującej w firmie spychologii, wewnętrznych politycznych rozgrywek, kombinowania jak się tu zabezpieczyć i tego, jak te zjawiska frustrują pracowników, pochłaniają ich energię zmniejszając efektywność i niejednokrotnie odbijając się także na klientach. Można to bagatelizować, ale która firma (nie tylko w obecnych czasach) może sobie pozwolić na takie marnotrawstwo swoich zasobów i możliwości? Można sobie tylko wyobrazić, jak funkcjonowałaby firma, która by to wszystko przezwyciężyła...

Kamil Forkasiewicz